Учёт остатков кажется простой задачей, пока товаров и вариантов немного. Когда появляются размеры, цвета и продажи с разных площадок, таблица быстро перестаёт совпадать с реальностью.
Почему остатки расходятся
Типичные причины:
- продажа на другой площадке не попала в таблицу;
- количество изменили вручную и не записали;
- товар вернули, но остаток не увеличили;
- несколько человек работают с одним файлом;
- заказ отменён, а количество не вернули.
В итоге продавец не понимает, сколько товара осталось, а покупатель может заказать то, чего нет.
Что должно быть в учёте
Остатки по вариантам
Если у товара есть размеры или цвета, количество нужно вести отдельно по каждому варианту. Иначе непонятно, какой именно размер заканчивается.
История движения
Каждое изменение должно иметь источник: заказ, пополнение, возврат или ручная корректировка. История помогает понять, почему количество изменилось.
Связь с заказами
Когда заказ обрабатывается, остаток должен уменьшаться автоматически. Ручной перенос цифр между таблицами почти всегда приводит к ошибкам.
Низкий остаток
Уведомление о низком остатке помогает вовремя пополнить товар и не потерять продажу.
Как навести порядок
- Соберите список товаров и вариантов.
- Укажите текущее количество по каждому варианту.
- Настройте обработку заказов так, чтобы остатки обновлялись.
- Добавляйте внешние продажи вручную, если они были на другой площадке.
- Проверяйте историю изменений, когда цифры вызывают вопросы.
Частые ошибки
- Вести остатки только в голове или в переписке.
- Хранить количество в названии товара.
- Не учитывать возвраты.
- Не разделять варианты.
- Обновлять таблицу раз в неделю.
Учёт остатков не должен быть отдельной рутиной. Лучше, когда каталог, заказы и наличие находятся в одной системе и обновляются вместе.